Oude kasregisters vs nieuwe kassa apps in de cloud

Kassa’s bestaan al meer dan een eeuw en ze vormen nog steeds het hart van een aantal ondernemingen, denk aan winkels en de horeca. Vele kantines, verenigingen en dergelijke maken echter al gebruik van kassasystemen.

De komst van mechanische kassa’s

De eerste mechanische kassa’s waren eigenlijk niet meer dan telmachines, waarbij de gebruiker in principe zelf alle bedragen moest invoeren. Behalve het bedrag in de geldlade en een totaal, dat in een apart register werd bijgehouden ter controle, gaven deze systemen geen informatie over de bedrijfsvoering op zich. Dat was wel in beperkte mate mogelijk met digitale kassa’s. Deze kon vaak voor een aantal functies worden geprogrammeerd. Dat betekende niet alleen dat ze handiger waren voor de gebruiker om mee af te rekenen, maar ook dat er informatie kon worden bijgehouden. Denk hierbij aan het aantal dat van bepaalde producten werd verkocht.

oude kassa

De ontwikkeling van de computerkassa

Natuurlijk was de informatiebehoefte over de bedrijfsvoering veel uitgebreider dan de digitale kassa kon bieden. Zodra de computer steeds handzamer, sneller en goedkoper werden, kwam ook de computerkassa in zwang. De computerkassa is eigenlijk ook gewoon een computer met een geldlade daaronder. Een kassa werd daardoor een Point of Sale, oftewel een POS.

De mogelijkheden van een computerkassa

Door inzet van een snelle computer is het mogelijk om veel meer informatie te verzamelen op basis van de verkopen. Het gebruik van barcodes maakte dat vooral in de grootwinkelbedrijven nog eenvoudiger. Natuurlijk is de informatie over de verkopen nu zo detaillistisch als de gebruiker maar wenst. Natuurlijk is er nog veel meer mogelijk. De gegevens die van het POS komen, kunnen worden gekoppeld aan diverse andere programma’s, zoals voorraadbeheer en administratie. Door de toepassing van een POS kunnen ook alle moderne betalingssystemen eenvoudig worden geactiveerd. Bovendien is er het grote voordeel dat de computer op ieder moment kan worden aangepast om extra informatie te verkrijgen of kan worden gekoppeld aan andere bestanden binnen de software.

Wat is een POS?

De toepassing van POS wordt vooral beperkt door het feit dat het systeem een vaste plaats heeft in de organisatie. Omdat computers steeds kleiner worden zijn er echter voor ondernemers die meer mobiel moeten afrekenen nu ook mPOS systemen. Deze apparaten ziet u al redelijk veel in gebruik bij marktkooplui, taxichauffeurs, maar bij ook fysiotherapeuten. De functionaliteit hiervan is vergelijkbaar met de POS en mPOS is vooral ideaal voor pinbetalingen van alle soort. In Nederland is momenteel 60% van alle kassa’s al een computerkassa.

Kassasystemen via de cloud

Net als de meeste andere programma’s zal de verwerking van kassagegevens naar verwachting steeds meer verschuiven naar de cloud. Hier zullen dezelfde koppelingen mogelijk zijn met andere programma’s die een computerkassa biedt. De cloud biedt echter nog veel bijkomende voordelen. Zo kan een gebruiker door gebruik te maken van de cloud vanaf iedere locatie zijn bedrijf aansturen en is de ondernemer daardoor veel mobieler. Verder is het risico van verlies van data in de cloud natuurlijk veel beperkter dan bij de bestaande ICT-systemen. De gebruiker van een cloud based kassasysteem zal veel meer flexibiliteit krijgen door eenvoudiger aanpassing van programma’s en systemen. Momenteel is deze nieuwe manier van kassabeheer nog volop in ontwikkeling.